Reserveringen aannemen via je eigen website
No-shows beperken, bevestigingsmails, tafelindeling en de vraag die je jezelf eerst moet stellen: wat automatiseer je niet?
Reserveringen aannemen via je eigen site scheelt telefoontjes tijdens de service. Dat is de winst. Het risico is dat je de controle over je zaal kwijtraakt aan een formulier dat niet weet dat tafel 7 nooit voor zes personen is.
Dit artikel gaat over dat evenwicht: wat je laat lopen zonder dat je erbij hoeft te zijn, en wat je zelf houdt.
Wat een reservering minimaal moet vragen
- Datum en tijd
- Aantal personen
- Naam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Eén open veld voor opmerkingen
Meer velden betekent minder reserveringen. Elk extra veld kost je ongeveer 5 tot 10 procent van de mensen die begonnen zijn. Vraag dus niet naar een adres, geen geboortedatum en geen account. Het telefoonnummer is het enige veld waar je niet zonder kan, want dat is hoe je iemand bereikt als er iets verandert.
No-shows: wat werkt en wat niet
In Nederland ligt het aandeel no-shows bij restaurants ergens tussen 4 en 12 procent, afhankelijk van de dag en het soort zaak. Op een vrijdagavond met 60 couverts en een gemiddelde besteding van 42 euro is 8 procent no-show een gemiste omzet van rond de 200 euro. Per week. Dat is 10.000 euro per jaar.
De maatregelen op rij
| Maatregel | Effect | Moeite |
|---|---|---|
| Bevestigingsmail direct na boeken | Klein maar nodig | Eenmalig instellen |
| Herinnering per mail dag ervoor | No-shows dalen met 20 tot 30 procent | Eenmalig |
| Herinnering per sms | Dalen met 30 tot 50 procent | Kosten 8 cent per bericht |
| Zelf bellen bij 6 personen of meer | Bijna nul no-shows | Vijf minuten per groep |
| Aanbetaling van 10 euro per persoon | Vrijwel nul | Sommige gasten haken af |
Begin bij herinneringen. Een aanbetaling vragen is verstandig bij groepen vanaf acht personen, bij feestdagen en bij een menu waarvoor je speciaal inkoopt. Voor een gewone dinsdagavond is het overdreven en het jaagt mensen naar de zaak om de hoek.
Sinds we een sms sturen om vier uur op de dag zelf, hebben we nog maar één lege tafel per week in plaats van drie.
Bevestigingsmails: kort en bruikbaar
Een bevestiging is geen nieuwsbrief. Zet erin wat iemand nodig heeft en niks meer.
- Datum, tijd en aantal personen in de eerste regel
- Naam en adres van de zaak, met een routelink
- Je telefoonnummer, met de zin: bel ons als het aantal wijzigt
- Eén regel over parkeren of de ingang, als dat bij jou vragen oplevert
- Een link om te wijzigen of af te zeggen
Die laatste link is belangrijker dan hij lijkt. Iemand die makkelijk kan afzeggen, zegt af. Dan heb je een tafel vrij die je opnieuw kan verkopen. Iemand die alleen kan bellen tussen 16 en 17 uur, zegt niet af en komt gewoon niet.
Tafelindeling: houd het simpel
Je hebt geen systeem nodig dat je zaal exact natekent. Wat je nodig hebt is een maximum per tijdslot. Zet dat maximum op wat je keuken aankan, niet op het aantal stoelen dat je hebt.
| Tijdslot | Maximaal aantal gasten | Waarom |
|---|---|---|
| 17.00 tot 18.00 | 16 | Rustige start, keuken warmt op |
| 18.00 tot 19.30 | 24 | Eerste ronde |
| 19.30 tot 21.00 | 24 | Tweede ronde |
| Na 21.00 | 12 | Alleen aan de bar en kleine tafels |
Werk je met twee rondes, zeg dat er dan bij: we hebben je tafel tot 21.15 uur nodig. Mensen vinden dat prima als je het vooraf zegt en niet als je het tijdens het nagerecht zegt.
Aparte regels voor groepen
Zet online een grens bij zes of acht personen. Daarboven laat je een aanvraag doen waar jij zelf op terugbelt. Groepen hebben altijd bijzonderheden: een kinderstoel, een allergie, een cadeau, een tijdstip dat niet in je slot past. Die gesprekken zijn omzet, geen last.
Wat je niet automatiseert
- Groepen vanaf acht personen
- Feestdagen en oud en nieuw. Die verkoop je met de telefoon in de hand
- Zaalverhuur en besloten feesten
- Verzoeken die over het menu gaan, zoals een aangepast menu bij een allergie
- De laatste twee tafels op een drukke zaterdag. Die houd je liever zelf achter de hand
Automatiseren is geen doel. Het doel is dat je tijdens de service niet naar de telefoon hoeft te lopen voor een reservering die iemand ook zelf had kunnen invoeren.
Wat je op je site zet naast het formulier
Een reserveerknop alleen is niet genoeg. Zet er de informatie bij die mensen anders opbellen om te vragen. Dat scheelt je nog een paar telefoontjes per dag en het voorkomt gasten die met verkeerde verwachtingen binnenkomen.
- Tot hoe laat je keuken open is, want dat is de vraag die het vaakst wordt gesteld
- Of je een terras hebt en of dat te reserveren is
- Of je honden binnen laat
- Of er kinderstoelen zijn en of je een kindermenu hebt
- Waar mensen parkeren, met een prijs als het betaald parkeren is
- Of je rolstoeltoegankelijk bent, inclusief het toilet
Schrijf het in gewone taal, in vijf tot tien korte regels op één pagina. Niet als een pdf met huisregels, want die leest niemand.
Reserveren en bestellen naast elkaar
Veel zaken doen beide: gasten aan tafel en afhalen. Zet dan twee duidelijke knoppen bovenaan je site: Reserveer een tafel en Bestel om af te halen. Niet één knop met een keuze erachter, want dan klikt de helft verkeerd.
Draai je veel afhaalbestellingen, lees dan afhalen en bezorgen zelf regelen voor de opzet in de keuken. En als je op je afhaalomzet nu commissie betaalt, reken dan met de rekenmachine op de homepage uit wat dat je per jaar kost.
Wat het je oplevert
Bij een gemiddeld restaurant komt na een paar maanden 50 tot 70 procent van de reserveringen via de site binnen. Dat scheelt ongeveer twintig telefoontjes per week. Reken vijf minuten per gesprek en je hebt bijna twee uur per week terug.
Belangrijker: je reserveringen staan op één plek in plaats van in een schrift, op een briefje en in je hoofd. Als iemand op donderdag afzegt, weet je op vrijdag dat de tafel vrij is. Daar zit de winst, niet in de techniek.
Wil je weten wat een site met reserveren en bestellen kost, dan staat dat in wat kost een website voor je restaurant in 2026.